W tym przewodniku znajdziesz plan krok po kroku. Dowiesz się, jak uporządkować dokumentację, zorganizować kontrolę na żywo, które systemy sprawdzić wcześniej oraz jak przygotować ludzi i dane.

Jak przygotować obiekt do audytu technicznego?

Przygotowanie obiektu zaczyna się od określenia celu audytu oraz wyznaczenia koordynatora.

Zacznij od określenia celu przeglądu okresowego budynku i listy obszarów do oceny. Wyznacz koordynatora i zespół wsparcia na dzień kontroli. Zrób wewnętrzny obchód krytycznych stref: dach, maszynownie, rozdzielnie, węzeł cieplny, klatki ewakuacyjne. Sprawdź porządek, oznakowanie, oświetlenie i drożność dojść. Uzgodnij ewentualne krótkie wyłączenia instalacji, aby nie zatrzymać pracy najemców. Zbierz klucze, przepustki i harmonogram testów. Przygotuj miejsce pracy dla audytora z dostępem do dokumentacji.

Jak zebrać i uporządkować dokumentację przed audytem technicznym?

Sporządź listę kluczowych dokumentów i ustal jednoznaczny system ich archiwizacji.

Przygotuj fizyczny i cyfrowy segregator z kluczowymi materiałami. Zadbaj o spójność dat i podpisów. Zgromadź w jednym miejscu:

• Książkę obiektu budowlanego w formie papierowej lub elektronicznej.
• Projekty powykonawcze, instrukcje użytkowania i dokumentację techniczno-ruchową DTR.
• Protokoły przeglądów okresowych budowlanych i instalacyjnych.
• Pomiary instalacji elektrycznej, w tym skuteczność ochrony i badania oświetlenia awaryjnego.
• Przeglądy i protokoły systemów przeciwpożarowych, w tym sygnalizacja pożaru, oddymianie, tryskacze, hydranty, przegrody i gaśnice.
• Pomiary wydajności wentylacji i klimatyzacji oraz potwierdzenia czystości central.
• Badania jakości wody, próby szczelności instalacji sanitarnych i kanalizacji, przeglądy separatorów.
• Przeglądy bram, szlabanów, dźwigów, platform, systemów kontroli dostępu, domofonów i telewizji dozorowej.
• Polisy ubezpieczeniowe, decyzje administracyjne i wymagane pozwolenia.
• Harmonogramy konserwacji, karty zadań oraz rejestr awarii i napraw.
• Potwierdzenia uprawnień personelu, szkolenia BHP i przeciwpożarowe.

Jeśli czegoś brakuje, odnotuj to na liście działań uzupełniających z terminami realizacji.

Jak zorganizować dostęp i logistykę podczas kontroli technicznej?

Opracuj trasę kontroli i przypisz osobę towarzyszącą z uprawnieniami.

Ustal trasę kontroli i kolejność pomieszczeń technicznych. Przygotuj klucze, karty dostępu i osobę z uprawnieniami do towarzyszenia audytorowi. Zapewnij bezpieczeństwo pracy poprzez porządek, oświetlenie i oznakowanie. Zadbaj o dostęp na dach, do maszynowni, rozdzielni, węzła cieplnego, szachtów i stref pożarowych. Zaplanuj krótkie okna serwisowe na testy alarmów, oddymiania lub zasilania awaryjnego. Przygotuj drabiny i podesty z aktualnymi oznaczeniami. Poinformuj ochronę i recepcję o zasadach wejść i rejestracji. Przygotuj miejsce dla audytora do pracy z dokumentami.

Które instalacje warto sprawdzić przed przyjazdem audytora?

Przeprowadź szybką weryfikację krytycznych systemów i sporządź listę priorytetów napraw.

Wykonaj szybki przegląd funkcjonalny, a drobne usterki napraw jeszcze przed wizytą:

• Elektryka: opis obwodów w rozdzielnicach, sprawność wyłączników różnicowoprądowych, stan uziemienia, oprawy oświetlenia awaryjnego.
• Oświetlenie ewakuacyjne: autotesty, protokoły pomiarów, czytelność piktogramów.
• Wentylacja i klimatyzacja: czystość filtrów, drożność odpływów, odczyty przepływów, działanie klap i czujników.
• Ogrzewanie i węzeł cieplny: parametry, szczelność, odpowietrzenie, izolacje.
• Woda i kanalizacja: ciśnienia, zawory odcinające, stan syfonów, działanie przepompowni, separator substancji ropopochodnych.
• Systemy przeciwpożarowe: czujki, sygnalizatory, centrala, przyciski ROP, hydranty, tryskacze, przeglądy gaśnic i przeglądy przegród pożarowych.
• Kontrola dostępu, domofony i telewizja dozorowa: poprawność zegara systemowego, retencja nagrań, działanie czytników.
• Bramy i szlabany: fotokomórki, wyłączniki bezpieczeństwa, sterowanie ręczne.
• Dach: drożność wpustów, stan obróbek, asekuracja, oznakowanie stref.

W razie wątpliwości użyj narzędzi diagnostycznych, na przykład kamery termowizyjnej, kamery inspekcyjnej oraz mierników, przy czym pomiary i prace na instalacjach elektrycznych oraz obsługę specjalistycznych urządzeń powierzaj osobom z odpowiednimi uprawnieniami i zachowaniem procedur bezpieczeństwa.

Na co zwrócić uwagę przy ocenie konstrukcji obiektu?

Skoncentruj oględziny na miejscach narażonych na wodę i drgania oraz na elementach nośnych.

Sprawdź stan widocznych elementów oraz miejsca narażone na wodę i drgania:

• Pęknięcia ścian, stropów i nadproży oraz ich aktywność.
• Ubytki betonu, odspojenia, korozję zbrojenia i stalowych elementów.
• Zawilgocenia, ślady zacieków, wykwity, zagrzybienia, stan dylatacji.
• Stabilność i sztywność balustrad, schodów, spoczników i podestów.
• Stolarkę i drzwi przeciwpożarowe, w tym samozamykacze i uszczelki.
• Elewację i balkony, szczególnie okładziny, tynki i łączniki balustrad.
• Dach, w tym pokrycie, kalenice, membrany, mocowanie urządzeń.
• Tereny zewnętrzne, studzienki, kratki, krawężniki i miejsca osiadań.

Nieprawidłowości udokumentuj zdjęciami i lokalizacją. Ułatwi to decyzje o naprawach.

Jak przygotować najemców i personel do wizyty audytora?

Przygotuj komunikat dla najemców z informacją o terminie, planie i wyznaczonych osobach kontaktowych.

Przygotuj prosty komunikat o terminie, zakresie i możliwych krótkich wyłączeniach. Ustal zasady wejść do lokali i dostęp do przestrzeni wspólnych. Wyznacz opiekunów pięter i opiekuna technicznego. Zbierz klucze techniczne i karty otwierające. Przygotuj recepcję i ochronę do rejestracji wejść. Wybierz godziny najmniejszego ruchu dla testów alarmów akustycznych. Zadbaj, aby drogi ewakuacyjne i pomieszczenia techniczne były wolne od składowania.

Jak zabezpieczyć systemy i dane przed przeglądem technicznym?

Zabezpiecz konfiguracje i przygotuj procedury tymczasowych sesji dostępowych oraz kopii zapasowych.

Zabezpiecz konfiguracje BMS, systemów przeciwpożarowych, kontroli dostępu, monitoringu i sieci. Używaj trybu testowego, a czynności wykonuj pod nadzorem osoby uprawnionej. Nie udostępniaj haseł, tylko sesje dostępu tymczasowego. Udokumentuj podstawę prawną przetwarzania nagrań i logów, określ okresy przechowywania oraz procedurę udostępniania i usuwania danych. Wyłącz zdalne loginy gości na czas audytu. Zapewnij zasilanie awaryjne dla kluczowych systemów i przygotuj plan odtworzenia po ewentualnym restarcie. Zastosuj blokady mechaniczne i procedury wyłączeń, aby prace były bezpieczne dla ludzi i urządzeń.

Jak zacząć przygotowania do audytu już dziś?

Sporządź harmonogram działań wstępnych i przypisz odpowiedzialności za realizację.

Zrób krótki audyt wstępny i listę braków. Ustal harmonogram uzupełnień protokołów, pomiarów i szkoleń. Sprawdź drogi ewakuacyjne, oznakowanie i oświetlenie awaryjne. Obejrzyj dach oraz teren wokół obiektu. Zaplanuj testy systemów bezpieczeństwa i krótkie wyłączenia. Uporządkuj pomieszczenia techniczne i opisz rozdzielnice. Przygotuj zestaw kluczy, narzędzi i środki ochrony. Zdefiniuj szablony protokołów i checklisty na dzień audytu. Rozważ stałą obsługę serwisową, aby utrzymać gotowość obiektu między przeglądami.

Dobre przygotowanie skraca audyt i ułatwia podjęcie trafnych decyzji. To także realna poprawa bezpieczeństwa użytkowników i ciągłości działania obiektu. Warto działać metodycznie, krok po kroku. Im wcześniej zaczniesz, tym mniej presji na finiszu i większa kontrola nad ryzykiem.

Umów konsultację przygotowawczą z zespołem technicznym i sprawnie przeprowadź audyt.